هر کسب و کاری که به نوعی با کالاها و محصولات سروکار دارد، نیازمند یک سیستم انبارداری بهینه و کارآمد است تا بتواند فرآیندهای ذخیره سازی، مدیریت موجودی و ارسال کالاها را به درستی و با حداقل هزینه انجام دهد. این فرآیند شامل تمامی فعالیت ها و اقدامات لازم از دریافت کالا تا ارسال آن به مقصد بوده و در صورتی که به درستی انجام گیرد، تاثیر زیادی بر سرعت، دقت، و کیفیت عملکرد سازمان خواهد داشت. بنابراین، استفاده از روش های صحیح و نوین در انبارداری منجر به بهبود کارایی، کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.
فرآیند انبارداری چیست؟
فرآیند انبارداری یا ذخیره سازی کالاها در انبار برای هر کسب و کاری اهمیت بالایی در حفظ و تبادل کالاها داشته و به صرفه جویی در زمان، هزینه ها و حتی افزایش بهره وری کمک می کند. انبارداری شامل تمام فعالیت هایی است که کالاها و مواد اولیه را در فضای مشخص انبار، نگهداری و مدیریت کرده و ضمن حفظ سلامت و کیفیت آن ها، امکان دسترسی راحت و آسان به کالاها را فراهم می کند. انبارداری بخش مهمی از زنجیره تامین و مدیریت موجودی هر سازمان بوده که از مشکلات و ناهماهنگی ها در حفظ و تبادل کالاها، جا به جایی های اشتباه، عدم ثبت درست موجودی انبار، مفقود شدن کالاها و ایجاد مشکلات دیگر جلوگیری می کند.
فرآیند انبارداری شامل چندین مرحله اصلی است:
- دریافت کالا: در این مرحله، کالاها پس از ورود به انبار از نظر تعداد، وضعیت بسته بندی و تطابق با سفارشات بررسی شده و دریافت می شوند.
- نگهداری و ذخیره سازی: پس از دریافت، کالاها در بخش های مشخصی از انبار قرار می گیرند. این بخش بندی ها و چیدمان باید به گونه ای باشد که دسترسی راحتی به کالاها داشته باشید و همچنین عواملی مانند دما، رطوبت، اندازه و وزن کالاها نیز باید در نظر گرفته شوند.
- مدیریت موجودی: در این بخش، انباردار باید موجودی کالاها را به طور منظم ثبت و بررسی می کند. سیستم های نرم افزاری مختلفی برای این کار وجود دارند که به گزارش دهی و پیگیری موجودی انبار کمک می کنند.
- برداشت و ارسال کالا: برای ارسال کالاها، فرآیند برداشت بر اساس زمان تحویل و برنامه ریزی های لازم برای فرآیند بسته بندی و ارسال انجام می شود. در این مرحله، کالا از محل ذخیره سازی خود خارج و برای ارسال آماده می شود.
- کنترل کیفیت و نظارت: در تمامی مراحل انبارداری، نظارت بر کیفیت کالاها اهمیت زیادی دارد. از بسته بندی صحیح تا بررسی کیفیت و صحت کالاهایی که وارد یا خارج می شوند، همه باید به درستی انجام شده و شرایط نگهداری کالاها نیز به گونه ای باشد که از هرگونه آسیب، محفوظ بمانند.
اهداف انبارداری چیست؟
انبارداری به عنوان یکی از بخش های مهم در مدیریت زنجیره تامین، اهداف مختلف و متعددی داشته که به بهینه سازی تولید، توزیع و نگهداری کالاها کمک می کند. این اهداف می توانند به موارد زیر تقسیم شوند:
- مدیریت موجودی و ورود و خروج کالاها
- کاهش هزینه های اضافی در نگهداری کالاها، حمل ونقل و بهینه سازی فضای انبار
- دسترسی راحت و آسان به کالاها و مواد اولیه موجود در انبار
- حفظ سلامت و کیفیت کالاها به خصوص برای کالاهای حساس مانند مواد غذایی، دارویی، الکترونیکی و …
- برنامه ریزی و استراتژی های مناسبی برای تامین کالاها
به طور کلی، انبارداری به عنوان یکی از ارکان مهم مدیریت عملیات، با هدف بهبود کارایی، کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتریان در فرآیندهای تامین و توزیع کالا ایفای نقش می کند.
روش و نحوه صحیح انبارداری
روش ها و شیوه های مختلفی برای انبارداری صحیح و مدیریت فرآیندهای مربوط به آن وجود دارد که پیشرفت فناوری و تکنولوژی نیز، تاثیر بالایی بر این روش ها داشته است. تکنولوژی های نوین به مدیران انبار این امکان را می دهند که به طور بهتر، دقیق تر و با کاهش چشمگیر خطاهای انسانی، کالاهای موجود در انبار را مدیریت کنند. در این بخش، به معرفی برخی از مهم ترین فناوری ها و روش های نوین انبارداری می پردازیم که به افزایش بهینه سازی فرآیندهای انبارداری کمک می کنند.
ابزار جمع آوری اتومات کالا
با پیشرفت تکنولوژی، ابزارهای هوشمند و اتومات مختلفی برای بسته بندی و جمع آوری کالاها در فرآیند انبارداری به وجود آمده که از ایجاد خطا و اشتباه های انسانی در سیستم انبارداری جلوگیری می کند. دستیار صوتی هوشمند بسته بندی کالا، بسته بندی رباتیک، ریل کشی و نوار نقاله ها، کنترل اتوماتیک موجودی، ماشین آلات راهنمای اتومات (AGVs) و …، نمونه هایی از این فناوری های هوشمند در فرایند انبارداری هستند. ربات ها و لیفتراک های تمام خودکار نیز جایگزین نیروی انسانی در انبارها شده و برداشتن یا قرار دادن کالاها در قفسه ها را به راحتی و به صورت خودکار انجام می دهند. به کارگیری این ربات ها روش بسیار ایمن تری بوده و به کاهش هزینه های نیروی انسانی و انبارداری نیز کمک می کند.
سیستم مدیریت انبار WMS
سیستم مدیریت انبار WMS با جمع آوری داده های مهم در یک پلتفرم، تحلیل ها و گزارش های دقیقی به شما ارائه داده که می تواند نقش مهمی در برنامه ریزی ها و در نهایت در زنجیره تامین کالا داشته باشد.
روش FIFO و LIFO
برای چیدمان و برداشت کالاها در انبارداری، دو روش اصلی فایفو (FIFO) و لایفو (LIFO) وجود دارد. روش انبارداری فایفو (First In First Out) یا فایفو (FIFO) به این صورت است که اولین موجودی خریداری شده، اولین کالای خروجی از انبار خواهد بود. در واقع در این روش، کالاهایی که ابتدا وارد انبار شده اند، زودتر از انبار خارج می شوند و به همین دلیل، بیشتر برای کالاهایی که تاریخ انقضا داشته و احتمال فاسد شدن دارند، مناسب است. اما روش لایفو (Last In First Out) یا لایفو (LIFO) کاملا برعکس بوده و کالاهایی که آخرین بار وارد انبار شده اند، زودتر از انبار خارج می شوند. این روش بیشتر برای کالاهایی با تاریخ انقضای طولانی یا کالاهای غیر قابل فساد کاربرد داشته و برای شرکت های دارای موجودی های بزرگ و کلان روش مناسبی است.
ذخیره سازی اتومات و سیستم های بازاریابی (AS/RS)
سیستم های ذخیره سازی خودکار و بازیابی (AS/RS)، به منظور مدیریت و ذخیره سازی کالاها در انبارها به صورت خودکار طراحی شده اند. این سیستم ها شامل ربات ها، جرثقیل ها و دیگر دستگاه های خودکار هستند که برای قرار دادن و برداشت کالاها از قفسه ها در انبارداری نوین استفاده می شوند. به کارگیری این سیستم های اتوماسیون، ضمن کاهش هزینه های نیروی کار و خطاهای انسانی به استفاده بهینه از فضای انبار و همچنین، سرعت و دقت بالاتر کمک می کنند.
به کارگیری اینترنت اشیا (IoT)
اینترنت اشیا (IoT) در انبارداری نوین این امکان را به مدیران انبار می دهد تا همه چیز را در هر موقعیتی به طور لحظه ای مدیریت کنند. اینترنت اشیا هم بخش اتومات و هم بخش نیروی انسانی را به کار گرفته و به مدیریت بهتر و سریع تر تمامی فرآیندهای کنترل موجودی انبار، برنامه ریزی های انبار و مهم تر از همه تجربه مشتری، کمک می کند.
جمع بندی
فرآیند انبارداری نقش مهمی در موفقیت هر سازمان داشته و یک عامل تعیین کننده در بهره وری و هزینه های عملیاتی است. با استفاده از روش های مدرن و نوین انبارداری مانند سیستم های مدیریت انبار (WMS)، ابزارهای اتوماتیک، و فناوری اینترنت اشیا (IoT) و …، سازمان ها می توانند نه تنها به بهینه سازی عملیات خود پرداخته، بلکه به کاهش خطاهای انسانی، بهبود دقت در مدیریت موجودی، و تسریع در فرآیندهای ارسال کالا کمک کنند.